Polityka Prywatności.

Polityka ochrony danych osobowych

 

  1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych oso­bowych”, zwaną dalej Polityka, ma za zadanie stanowić mapę wymogów, za­sad i regulacji ochrony danych osobowych w Fundacji Pomocy Zwierzętom „Miaukot” z siedzibą w Bytomiu o numerze KRS: 0000353933, NIP: 6262969389, Regon: 24156446300000 zwaną dalej Fundacją.

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozu­mieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobod­nego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

  1. Polityka zawiera:
  2. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Fundacji Pomocy Zwierzętom „MiauKot”
  3. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
  • Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie mniejszej Polityki jest Zarząd Fundacji, a w ramach Zarządu:
  1. członek Zarządu, któremu powierzono nadzór nad obszarem ochrony danych osobowych.
  2. osoba wyznaczona przez Zarząd do zapewnienia zgodności z ochrona danych osobowych;
  • za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:
  1. Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w Fundacji,
  2. Rada Fundacji;
  • za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialna jest Fundacja oraz wszyscy członkowie Fundacji;
  • Fundacja powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów oraz osób współpracujących z Fundacji z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Fundację.
  1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Pomocy Zwierzętom „MiauKot” z siedzibą w Bytomiu przy ul. Piłsudzkiego 62 1-902 Bytom o numerze KRS: 0000353933, NIP: 6262969389, Regon: 24156446300000

Jako Administrator Danych Osobowych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, i ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W celu wyjaśnienia wszelkich wątpliwości oraz udzielenia dodatkowych informacji zachęcamy do kontaktu z naszym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych poprzez adres e-mail fundacja.miaukot@gmail.com lub listownie na adres podany jako adres siedziby firmy.

  1. Skróty i definicje

Fundacja oznacza Fundację Pomocy Zwierzętom „MiauKot” z siedzibą w Bytomiu, która jest administratorem danych osobowych.

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile nic innego nie wynika z kontekstu.

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.

Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Fundacja powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).

Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

ADO lub Administrator oznacza Administratora Danych Osobowych.

  1. Ochrona danych osobowych w Fundacji – zasady ogólne
    • Filary ochrony danych w Fundacji:

Legalność – Fundacja dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

Bezpieczeństwo – Fundacja zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.

Prawa jednostki – Fundacja umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

Rozliczalność – Fundacja dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

  • Zasady ochrony danych osobowych:

Fundacja przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

  1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
  2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
  3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
  4. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
  5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
  6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
  7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
  8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
    • System ochrony danych osobowych:

System ochrony danych osobowych w Spółce składa się z następujących elementów:

  1. Inwentaryzacja danych.

Fundacja dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Fundacji, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych, w tym:

  1. przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych;
  2. przypadków przetwarzania danych osób, których Fundacja nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);
  3. przypadków przetwarzania danych dzieci;
  4. profilowania;
  5. współadministrowania danymi.

Fundacja opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Fundacji.

  • Podstawy prawne.

Fundacja zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

  1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
  2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Fundacja przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Fundacji.
  1. Obsługa praw jednostki.

Fundacja spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

  1. obowiązki informacyjne. Fundacja przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
  2. możliwość wykonania żądań. Fundacja weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;
  3. obsługa żądań. Fundacja zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane;
  4. zawiadamianie o naruszeniach. Fundacja stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

Fundacja posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:

  1. zasady zarządzania adekwatnością danych;
  2. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
  3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
  1. Bezpieczeństwo.

Fundacja zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

  1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
  2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
  3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
  4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
  5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.
  • Przetwarzający.

Fundacja posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Fundacji, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.

  • Eksport danych.

Fundacja posiada zasady weryfikacji, czy Fundacja nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.

  1. Privacy by design.

Fundacja zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i zbiórek w Fundacji uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, zbiórki czy na początku nowego projektu.

  1. Przetwarzanie transgraniczne.

Fundacja posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.

 

  1. Dane szczególnych kategorii i dane karne.

Fundacja identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne, oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych Fundacja postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

  1. Dane niezidentyfikowane.

Fundacja identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

Fundacja identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych, i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji Fundacja postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

  1. Współprofilowanie.

Fundacja identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

  1. Rejestr czynności przetwarzania danych.

 

  • RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli za-sady rozliczalności.

 

  • Fundacja prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

 

  • Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Fundacji rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
  • W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Fundacja uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Fundacja odnotowuje co najmniej: nazwę czynności, cel przetwarzania, opis kategorii osób, opis kategorii danych, podstawę prawną przetwarzania, sposób zbierania danych, opis kategorii odbiorców danych, informację o przekazaniu poza EU/EOG, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
  • Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Fundacja rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.
  1. Podstawy przetwarzania.

 

  • Fundacja dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
  • Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Fundacji), Fundacja dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne.
  • Fundacja wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e-mail, telefon, SMS itp.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
  • Zarząd Fundacji ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich Fundacja dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Fundacji, Zarząd Fundacji komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Fundacji.
  1. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

 

  • Fundacja dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
  • Fundacja ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Fundacji informacji lub odwołań do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Fundacji, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Fundacją w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
  • Fundacja dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
  • Fundacja wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
  • W celu realizacji praw jednostki Fundacja zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Fundację, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
  • Fundacja dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.

 

  1. Obowiązki informacyjne.

 

  • Fundacja określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
  • Fundacja informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
  • Fundacja informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
  • Fundacja informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
  • Fundacja określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
  • Fundacja informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
  • Fundacja informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
  • Fundacja informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
  • Fundacja informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
  • Fundacja bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
  1. Żądania osób.

 

  • Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Fundacja wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, dobra osobiste). Fundacja może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
  • Fundacja informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
  • Fundacja informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
  • Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Fundacja informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Fundacja nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
  • Kopie danych. Na żądanie Fundacja wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Fundacja wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.
  • Sprostowanie danych. Fundacja dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Fundacja ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Fundacja informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
  • Uzupełnienie danych. Fundacja uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Fundacja ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Fundacja może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Fundację procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
  • Usunięcie danych. Na żądanie osoby Fundacja usuwa dane, gdy:
  • dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
  • zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
  • osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
  • dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
  • konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
  • żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku.

Fundacja określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Fundację, Fundacja podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych Fundacja  informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

  • Ograniczenie przetwarzania. Fundacja dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
  • osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
  • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
  • Fundacja nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Fundacji zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Fundacja przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Fundacja informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

  • Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Fundacja wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Fundacji, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawar­cia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycz­nych Fundacji.
  • Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Fundację w oparciu o uzasadniony interes Fundacji lub o powierzone Fundacji zadanie w interesie publicznym, Fundacja uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Fundacji ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Fundację na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Fundacja uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
  • Fundacja dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: adekwatności danych do celów, dostępu do danych, czasu przechowywania danych.
  • Minimalizacja zakresu. Fundacja zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
  • Fundacja dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
  • Fundacja przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą.
  • Minimalizacja dostępu. Fundacja stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne, fizyczne i logiczne. Fundacja dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
  • Minimalizacja czasu. Fundacja wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Fundacji, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Fundację. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

  1. Bezpieczeństwo. Fundacja zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Fundację.
    • Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa. Fundacja przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
  • Fundacja zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
  • Fundacja kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
  • Fundacja przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Fundacja analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
  • Fundacja ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i technicz¬ne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Spółka ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście, jak: pseudonimizacja, szyfrowanie danych osobowych, inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania, środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skut¬kom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
  • Oceny skutków dla ochrony danych. Fundacja dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Fundacja stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Spółce.
  • Środki bezpieczeństwa. Fundacja stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
  • Zgłaszanie naruszeń. Fundacja stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
  1. Eksport danych.

Fundacja rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych, Fundacji okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

  1. Postanowienia końcowe.

Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych wchodzi w życie z dniem przyjęcia Uchwały Zarządu Fundacji Pomocy Zwierzętom „Miaukot” z siedzibą w Bytomiu.